Séquences
Liste des séquences dans JOV Séquences
À même cette page, on peut visualiser les séquences du projet, le type de facturation, les budgets, les montants facturés à ce jour. On peut également visualiser à quelle étape du processus de facturation le projet est rendu grâce aux champs Facturation à préparer, Préparation de facture et Avancement de la facture.
Les deux derniers champs quant à eux, Disponible jusqu’à la date de démarcation et Disponible après démarcation ne sont pas utilisés actuellement.
Pour se rendre dans la séquence même afin d’y inscrire, par exemple, le % à facturer pour un forfait de type avancement, il faut se positionner sur la ligne du code de séquence à traiter et via Accueil, sélectionner l’action Gestion des séquences.
Séquence à forfait de type Calendrier
Les champs des sections Général et Tâches présentent plusieurs champs à titre d’information.
Il faut ouvrir, au bas de la page, la section Calendrier afin d’aller y inscrire toutes les dates de facturation contractuellement définies au projet.
À droite de chacune des dates, on inscrira une description et le budget alloué à cette date. On pourrait, par exemple, avoir un budget de $10 000.00 réparti en 3 dates calendrier telles :
- 2023-05-30 - Remise des plans et devis - 3 250.00
- 2023-07-15 - Travaux de surveillance en chantier - 5 000.00
- 2023-08-10 - Rapport - 1 750.00
Lors de la préparation de la facture préparation de la facture, on inscrira une date de fin de période nommée « date de démarcation » qui viendra englober la ou les dates indiquées ici au calendrier selon l’avancement de ce dernier.
La case Facture préparée sera automatiquement cochée après préparation de la facture, tandis que la case Facturé sera cochée une fois la facture comptabilisée.
Séquence à forfait de type Jalon
Les champs des sections Général et Tâches présentent plusieurs champs à titre d’information.
Il faut ouvrir la section Jalon qui par défaut se trouve au bas de la page (on peut, via personnalisation, remonter la section) afin d’aller y indiquer les livrables contractuellement définis au projet.
Pour chacun des livrables, on répartira les montants du budget en indiquant une date de remise prévue et une description. Lorsque chacun des livrables sera prêt à être facturé, on cochera la case Terminé pour les inclure dans la facture.
La case Facture préparée sera automatiquement cochée après préparation de la facture, tandis que la case Facturé sera cochée une fois la facture comptabilisée.
Séquence à forfait de type Avancement
Comme pour les séquences d’un autre type, les champs des sections Général et Tâches présentent plusieurs champs à titre d’information exception faite de la case Forfaitaire avec avancement.
Dans cette case, il faut indiquer le montant en pourcentage à facturer. Ce montant est entré sous la forme suivante : 0,05 pour 5 % par exemple.
Si plusieurs tâches font partie de cette séquence, le pourcentage facturé sera appliqué pour l’ensemble des tâches et sera ventilé au prorata du nombre de tâches. L’avancement sera donc identique pour les tâches regroupées dans une même séquence.
Si l’on désire facturer un avancement différent par tâche, on utilisera plutôt le type « Progression détaillée » ou l’on pourra découper les séquences de sorte à en avoir une par tâche.
Séquence à forfait de type Progression détaillée
Les champs de la section Général présentent plusieurs champs à titre d’information. Dans la section Tâches, on ira indiquer dans la colonne Avancement le montant en pourcentage sous sa forme numérique comme 0,02 pour 2%.
Si plusieurs tâches sont présentes dans la séquence, on sera en mesure de facturer un avancement différent par tâche.
Le montant à facturer se calculera en fonction du pourcentage entré multiplié par le budget de la tâche et sera renseigné dans la colonne Avancement de la facturation et Facturation à préparer.
Une fois la facture préparée, le montant dans le champ Facturation à préparer sera transféré dans Préparation de facture qui se videra après comptabilisation de la facture pour renseigner de façon permanente (à moins d’un crédit) le champ Montant facturé.
La fonction Mettre à jour les montants budgétés: lorsque le budget a été modifié au projet alors que la facture est en statut « préparé », on clique sur cette fonction à même la séquence sans devoir annuler et repréparer la facture.
La fonction Mettre à jour la préparation de la facture: permet d’actualiser le format de facture lorsque la séquence a été modifiée.
Séquence de type « Détaillé » en Temps et Matériel
Pour la facturation des honoraires à taux horaires et des dépenses, on choisira ce type de séquence tributaire du type de contrat préalablement associé à la tâche.
Après que les heures, les dépenses, la sous-traitance aient été imputées et comptabilisées au projet, il faut définir la présentation désirée à paraître sur la facture.
On peut définir plusieurs gabarits de présentation afin d’avoir des regroupements et des tris différents en fonction des attentes des clients de la compagnie qui facture. Par exemple, on peut trier les transactions par classe de ressources, par noms de ressources, etc.
Au bas de la séquence détaillée, on retrouve la section Visualisation de la facture laquelle est séparée en deux sous-sections :
- Imprimer détail de séquence
- Imprimer détail des transactions
Si activation de l’une ou l’autre ou des deux, on crée le code de présentation associé en cliquant sur la flèche vers le bas puis sur nouveau.
Code de présentation de séquence détaillée
Après avoir sélectionné Nouveau, on arrive sur la page JOV Visualisation des séquences où l’on doit attribuer un code au nouveau gabarit de présentation que l’on crée. On indiquera un code explicite permettant dans la foulée de la création de projets et de formats ayant ce type de séquence, de facilement repérer le code approprié au type de client. À titre d’exemple, pour la clientèle gouvernementale au Québec, la facturation à taux horaires doit être présentée par classes de ressources allant de junior à senior. Le code pourrait être SEQCLASSE signifiant présentation séquence par classes.
Une fois le nouveau code créé, le champ Code de présentation de séquence détaillé est renseigné. Pour définir l’ordre d’affichage des différents types de transactions, il faut cliquer sur la flèche à droite du code, cliquer sur Sélectionner dans la liste complète pour revenir à la page JOV Visualisation des séquences. À droite du code, on se positionne sur les trois points et on choisit Modifier.
On arrive alors sur JOV Visualisation de la séquence et c’est à cet endroit que l’on ira définir l’ordre de présentation des types de transactions comme, les heures, les dépenses, la sous-traitance, les consultants externes, etc.
Dans la section Configuration de la section, on indiquera par exemple : 01-Honoraires et dans la case Présentation on cliquera sur Nouveau pour créer un code de présentation. On atteint la page JOV Présentations de sections pour y créer le code, le nom et la description de présentation. On fera suivre les honoraires, selon les impératifs d’affichage pour le client, par les dépenses, la sous-traitance, les équipements, etc.
Ensuite, dans la section Groupement des transactions on viendra définir quel type de transactions doit être associé aux codes de présentations de la section. Pour reprendre l’exemple précité, on associera le type de transaction « main-d’œuvre » à 01-Honoraires.
Finalement, pour ordonnancer la présentation par classe et en gardant le même exemple, dans la section Configuration de section, on cliquera sur la flèche à droite de la description de « Présentation » pour sélectionner dans la liste complète, via les trois petits points à droite de mon code 01-Honoraires, Modifier. On arrive alors sur la page JOV présentation de la section. Dans la section des champs, le No d’ordre de colonne s’indique automatiquement. À la colonne suivante, on sélectionne, via les trois points à droite du champ, le numéro correspondant au premier champ que l’on veut présenter. Pour poursuivre l’exemple, on veut présenter les honoraires par classes, on choisira donc le champ 170 correspondant à la description de la classe.
Dans JOV Présentation de la section, on peut renommer les noms des champs qui apparaîtront sur la facture. Exemple, le champ « Unité de mesure » peut être renommé UDM.
Puisque l’exemple ici veut un regroupement par classes et ressource, on cochera la case Grouper par. On voit dans l’exemple ci-après les champs sélectionnés, renommés en français, totalisés pour les quantités.
| No d'ordre de la colonne | Id du champ | Nom du champ | Nom du champ | Totalisant | Grouper par |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 170 | Class description | Classe | Non cochée | Cochée |
| 2 | 10 | Resource Name | Nom Ressource | Non cochée | Cochée |
| 3 | 17 | Quantity | Quantité | Cochée | Non cochée |
| 4 | 20 | Unit of Measure | UDM | Non cochée | Non cochée |
| 5 | 18 | Invoicing rate (PCY) | Taux | Non cochée | Non cochée |
| 6 | 19 | Invoicing Amount (PCY) | Total | Cochée | Non cochée |
Ce que cet exemple donnerait comme résultat sur la facture :
| Classe | Nom Ressource | Quantité | UDM | Taux | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| ING JR | Nom Ressource 1 | 25 | Hres | 106.00 | 2650.00 |
| ING JR | Nom Ressource 2 | 25 | Hres | 106.00 | 3392.00 |
| ING INT. | Nom Ressource 3 | 25 | Hres | 116.50 | 582.00 |
Il est possible d’entrer jusqu’à 8 champs.
On suivra la même logique pour les dépenses, la sous-traitance etc. Une fois, les différents gabarits de présentation créés pour la majorité des besoins de la clientèle, ils sont applicables d’un format de projet à l’autre. C’est donc dire qu’il ne faut pas modifier ces modèles puisque cela aurait comme conséquence de modifier la présentation de toutes les factures auxquelles le même gabarit est associé.
Code de présentation des transactions détaillées
Pour la présentation du détail des transactions, le fonctionnement est identique à celui du détail de séquence. Il faut néanmoins recréer de nouveaux codes afin de profiter de façon maximale des latitudes qu’offre OMZY. Ainsi, on créera un code pour la présentation par classe, comme pour l’exemple de détail de séquence, mais nommé différemment comme « TRXCLASSE » pour suivre la même logique.
Dans JOV Visualisation de séquence, on créerait également d’autres codes de présentation. Par exemple, 01-Transactions d’heures. Au bas de JOV Présentation de la section, on pourra activer l’impression des commentaires de facturation provenant soit de la feuille de temps soit, de JOV Journal de Projet utilisé lors du transfert de feuilles de temps.
L’avantage de créer des gabarits de présentation de séquence et des gabarits de présentation de transactions est que l’on pourrait présenter le détail de séquence par dates et le détail de transactions par classes ou encore, le détail de séquence par activité/catégorie et le détail de transactions par dates. Bref, la latitude qu’offre OMZY en termes de présentations de factures en temps et matériel, répond aux besoins de tout type de clients et même plus.
Le format et les séquences sont créés une seule fois lors de l’ouverture de projet dans le respect de l’entente contractuelle.
Il suffira ensuite et ce, jusqu’à la fin du projet, d’ajouter le pourcentage à facturer pour les forfaits ou réviser les dates pour les forfaits calendrier ou indiquer Terminé pour les forfaits de type jalon. Finalement, trancher les transactions en date de fin de période pour tous les types de séquences et passer aux dernières étapes : Préparer la facture – Imprimer la facture – Comptabiliser la facture.